Bedrijfsvoering

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Toelichting financiële rechtmatigheid

Inleiding
Onderstaand is, conform de richtlijn van de commissie BBV, aanvullende informatie opgenomen over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Voor een goed begrip wordt geadviseerd eerst de 'Rechtmatigheidsverantwoording' in de jaarrekening (onderdeel Overzicht op de baten en lasten) te lezen.

Op financiële beheershandelingen zijn drie rechtmatigheidscriteria (begroting, voorwaarden, misbruik & oneigenlijk gebruik) van toepassing. Omdat het grensbedrag van € 2,7 mln. voor fouten en onduidelijkheden samen is overschreden, worden de geconstateerde fouten boven de rapportagegrens van € 125.000 hieronder toegelicht. Ook wordt aangeven welke maatregelen zijn of worden ondernomen om de vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.  

Begrotingscriterium
Op basis van de stand van de jaarrekening is de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld. Conform de kadernota rechtmatigheid zijn alle lastenoverschrijdingen van de begroting (exploitatie en investeringen) op het autorisatieniveau van de raad (= programmaniveau en kredietniveau) per definitie onrechtmatig. Omdat de rekening nooit gelijk is aan de begroting kunnen hierdoor snel begrotingsonrechtmatigheden ontstaan. Ondanks dat deze overschrijdingen moeten worden opgenomen als onrechtmatig, kunnen ze op basis van vastgelegde afspraken tussen de gemeenteraad en het college als 'acceptabel' worden beschouwd. Denk daarbij aan overschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten of in het geval van open einde (subsidie) regelingen. Bij de beoordeling van het 'acceptabel zijn' van overschrijdingen van lasten en kredieten wordt gebruik gemaakt van het kader zoals opgenomen in de notitie financieel afwijkingenbeleid uit 2017.

Er is sprake van een bedrag van € 2 mln. begrotingsonrechtmatigheid (het totaal van overschrijdingen van lasten op programmaniveau plus de overschrijdingen op investeringskredieten). Deze onrechtmatigheid is als geheel als 'acceptabel' beoordeeld, dus passend binnen de afspraken die met de gemeenteraad zijn gemaakt. Denk daarbij aan dekking van kostenoverschrijdingen door onttrekkingen aan reserves die vallen binnen het principebesluit, dekking van hogere uitgaven door middel van hogere inkomsten vanuit het Rijk of overschrijdingen van investeringskredieten waarbij de dekking zit in het krediet dat doorloopt in 2026.

Onderschrijdingen van lasten, baten, investeringen en overschrijdingen van baten zijn in de aard niet onrechtmatig, mits deze tijdig zijn gemeld aan de gemeenteraad. Voor de beoordeling van de onderschrijdingen en overschrijdingen op tijdigheid is (nog) geen kader op papier vastgelegd. Gelet op de werkwijze uit het verleden kan worden gesteld dat voor afwijkingen van de begroting die ontstaan na de laatste tussenrapportage en 31 december het melden en verantwoorden van deze afwijkingen in de jaarrekening als tijdig wordt geduid. De toelichting op afwijkingen die zijn ontstaan na de laatste begrotingswijziging is te vinden in het Overzicht van baten en lasten in het jaarrekeninggedeelte.

Voorwaardencriterium
Ten aanzien van het voorwaardecriterium zijn in de processen Inkoop en aanbesteding en Subsidievaststellingen rechtmatigheidsfouten geconstateerd met een omvang van € 1,7 miljoen:

Toelichting

Personeel, Subsidieverlening en Bedrijfskosten en investeringen 
In deze processen zijn, net als in 2024, geen onrechtmatigheden geconstateerd.

Subsidievaststellingen
In dit proces zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd (70k euro in 2024).

Inkoop en aanbesteding
In het proces Inkoop en aanbesteding zijn onrechtmatigheden geconstateerd met een omvang van 1,7 mln. De omvang is lager dan die over de periode 2024 (2,0 mln.) en vergelijkbaar met de omvang in 2023 (1,5 mln.).

Over 2025 zijn veertien financiële onrechtmatigheden geconstateerd, waarvan negen uit 2024 doorlopende en slechts vijf in de steekproef over 2025. Zes onrechtmatigheden zijn groter dan de rapportagegrens van 125.000 euro. Deze worden onderstaand nader toegelicht:

• Vier onrechtmatigheden (totaal € 0,6 mln.) hebben betrekking op het verlengen van inhuurcontracten die vervolgens de EU-aanbestedingsdrempel hebben overschreden. Het zijn fouten die doorwerken vanuit 2024 en in 2026 door de nieuwe werkwijze voor inhuur worden ondervangen.
• Twee onrechtmatigheden (totaal € 0,4 mln.) hebben betrekking op contracten voor de levering van software(licenties) die de EU-aanbestedingsdrempel hebben overschreden. Een fout werkt door vanuit 2024; in 2026 is de EU-aanbesteding van deze levering gepland. De andere komt uit 2025 en is in onderzoek.

De geconstateerde onrechtmatigheden zijn vergelijkbaar met die uit voorgaande jaren. Om deze situatie structureel op te lossen is in 2025 een verbeterplan opgesteld. In dit plan staat het inkoop- en ICT-managementproces centraal; van beleid tot en met uitvoering. Het plan tackelt aldus de bevindingen van de interne en de externe controle. Het is in 2026 in uitvoering genomen en naar verwachting eind 2026 gerealiseerd.  

Daarnaast is in januari 2026 een pilot van een jaar met een Dynamisch Aankoop Systeem (zie Aanbestedingswet 2012) voor de werving van Personeel Niet In Loondienst (PNIL) gestart. Met dit platform kan de markt effectiever en efficiënter, ook Europees, worden uitgevraagd. Hiermee verwachten wij dat de herhaalde inhuurfouten (buiten de bewuste) verdampen.

Naast financiële is er een formele rechtmatigheidsfout gevonden. Een formele fout is een fout in procedurele voorschriften zonder gevolgen voor de bedragen in de jaarrekening. De bevinding heeft betrekking op een contractverlenging die past binnen de contractafspraken (de duur) maar niet volgens de afgesproken procedure kenbaar is gemaakt.

Doorwerking fouten verbonden partijen
Van de controles van de verbonden partijen is de controle van ROGplus bij het uitbrengen van deze rekening nog niet afgerond. Mogelijk worden hier nog fouten geconstateerd die overgenomen moeten worden in de gemeentelijke jaarstukken. Als dit het geval is dan wordt dit voor het vaststellen van de jaarstukken bekendgemaakt. Vanuit de controles bij andere verbonden partijen zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd die bij het gemeentelijke rechtmatigheidsoordeel moeten worden betrokken.

M&O-criterium
Het derde criterium met betrekking tot de rechtmatigheid is die met betrekking tot misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O). In 2024 is het M&O-beleid voor deze regelingen door de gemeenteraad vastgesteld, waarmee er een kader is om M&O te voorkomen, mitigeren en herstellen.
Er zijn geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van de door de gemeente zelf uitgevoerde gemeentelijke regelingen. De gemeenschappelijke regelingen Rogplus en Stroomopwaarts die voor de gemeente een groot deel van de landelijke regelingen uitvoeren, rapporteren M&O-bevindingen in hun jaarverslag.